Política de tratamiento de datos personales y privacidad

1. OBJETO. LINTERNA VERDE (en adelante “la Entidad”), identificada con el NIT 901.196.678-2, domiciliada en Bogotá, tratará los datos de carácter personal de conformidad con la presente política. Por este motivo, y en cumplimiento de sus deberes legales, LINTERNA VERDE como Responsable del Tratamiento de los datos personales, pone en su conocimiento su Política de Privacidad respecto al tratamiento de los datos de carácter personal que pueda recoger en ejercicio de sus actividades.

2. ALCANCE. Esta política se aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos de LINTERNA VERDE por parte de sus peticionarios, así como de sus trabajadores y colaboradores.

3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. La recolección, tratamiento y la posterior utilización de los datos de carácter personal por parte de LINTERNA VERDE se realizará conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables. 

4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En general, LINTERNA VERDE tratará los datos personales de sus peticionarios, trabajadores y colaboradores con las siguientes finalidades:

1. Gestionar solicitudes, quejas y reclamos.
2. Realizar actividades de comunicación, tales como invitaciones a eventos, comunicados, información producida, ofrecimiento de servicios, y cualquier otro asunto que permita desarrollar el objeto de la Entidad.
3. Analizar, evaluar y generar datos estadísticos sobre la actividad de la Entidad.
4. Llevar a cabo encuestas de satisfacción de los servicios ofrecidos por la Entidad.
5. Efectuar gestiones pertinentes para el objeto social de la Entidad en los asuntos relacionados con la celebración de contratos con los titulares de la información.
6. Suministrar información de contacto a los equipos internos o terceros con los que la Entidad tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades en ejercicio de su objeto social.
7. Contactar al titular a través de medios telefónicos y electrónicos para realizar encuestas, estudios o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual. 
8. Contactar al titular para enviar estados de cuenta, reportes o facturas en relación con las obligaciones del contrato celebrado entre ambas partes.
9. Cumplir con las obligaciones laborales a cargo de la Entidad en virtud de los contratos celebrados con los titulares de acuerdo a la ley o al acuerdo entre ambas partes.
10. Trasladar datos a terceros establecidos en el extranjero con los cuales la Entidad haya suscrito contratos de procesamiento de datos cuando sea necesario entregarlos para cumplir el objeto de un contrato celebrado con el titular.
11. Registrar los datos de los titulares de la información.
12. Adelantar auditorías y administrar nuestros sistemas y bases de datos.
13. Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a la Entidad.
14. Recolectar datos sensibles a través de formularios para el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Entidad.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES. Los titulares de los datos personales, tienen los derechos reconocidos por la regulación aplicable, los cuales serán garantizados por LINTERNA VERDE y son los que se describen a continuación:

1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. 
2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. 
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada. 
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. 
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. 

6. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. El área administrativa de LINTERNA VERDE está encargada de resolver las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. El titular o sus causahabientes podrán hacer efectivo el ejercicio de sus derechos mediante e-mail dirigido a contacto@linternaverde.co. En todo caso, la comunicación dirigida al ejercicio de dichos derechos, deberá incluir los siguientes datos del titular y/o de su(s) causahabiente(s): nombre, apellidos, y número de Cédula de Ciudadanía o cualquier otro documento válido en derecho que acredite su identidad y petición en que se concreta la solicitud.

7. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE CONSULTAS. LINTERNA VERDE resolverá las consultas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente de haberla recibido. En caso de que no sea posible atender la solicitud en este término, la Entidad informará los motivos del retraso y la fecha en que será atendida, que no será de más de cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.

8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE RECLAMOS.  LINTERNA VERDE resolverá los reclamos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de haberlo recibido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cualquier reclamo deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar al mismo, la dirección de notificación, y los documentos que se quiera hacer valer, como anexos al mismo. En caso de que el reclamo resulte incompleto, la Entidad se comunicará con el titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas dentro de los dos (2) meses siguientes. Se considerará como desistida la reclamación en caso de que esta no sea completada en dicho término.

PARÁGRAFO. De conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular y/o sus causahabientes podrán presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio únicamente después de haber hecho el reclamo directamente ante LINTERNA VERDE y que se venzan los términos de respuesta descritos en esta sección o se reciba respuesta por parte de la Entidad, lo que ocurra primero.

9. AUTORIZACIÓN. Con la finalidad de dar un cabal cumplimiento a la presente política, LINTERNA VERDE, requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de la misma. La cual, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta. Dicha autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

1. El responsable o encargado de recopilar la información.
2. Los datos recopilados.
3. Las finalidades del tratamiento de datos.
4. El procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.

10. VIGENCIA. La presente política rige a partir de su fecha de publicación, esto es, el 11 de diciembre de 2023. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Los datos personales se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos. En caso de relaciones contractuales laborales, los datos se conservarán mientras estén vigentes dichas relaciones. 

PARÁGRAFO. LINTERNA VERDE se reserva el derecho a efectuar, en cualquier momento, las modificaciones, actualizaciones o cambios que considere oportunos en los términos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad y, previo a su implementación, solicitará las autorizaciones correspondientes cuando dichos cambios impliquen la inclusión de nuevas finalidades de tratamiento o cambios en la identidad del Responsable.